POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FIC Visas Chile – Foreigner in Chile SpA
Versión 1.0
Fecha de publicación: 18 de octubre de 2026
Vigencia: 1 de diciembre de 2026

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es Foreigner in Chile SpA, nombre comercial FIC Visas Chile, RUT 76.131.714-8, representada legalmente por María Paz Fuenzalida Miranda.

Domicilio: Burgos 155, Las Condes, Santiago, Chile.
Correo electrónico para protección de datos y ejercicio de derechos: paz@ficvisaschile.com
Sitio web: www.ficvisaschile.com

FIC Visas Chile se compromete a tratar los datos personales de manera lícita, leal, transparente y segura, de conformidad con la Ley N.º 19.628 sobre Protección de los Datos Personales, modificada por la Ley N.º 21.719, y demás normativa aplicable.

2. Personas cuyos datos pueden ser tratados

En el desarrollo de sus actividades, FIC Visas Chile puede tratar datos correspondientes a:

clientes y potenciales clientes;
representantes, ejecutivos y contactos de empresas clientes;
trabajadores extranjeros cuyos procesos migratorios sean gestionados por FIC Visas Chile;
ejecutivos, profesionales, técnicos y demás personas comprendidas en procesos migratorios;
cónyuges, convivientes, hijos y otros familiares o dependientes incluidos en dichos procesos;
representantes o mandatarios de los titulares;
proveedores y contactos profesionales.

Cuando una empresa cliente entrega a FIC Visas Chile datos personales de sus trabajadores, ejecutivos o familiares para la prestación de servicios migratorios, FIC Visas Chile podrá actuar como tercero mandatario o encargado del tratamiento, tratando dichos datos por cuenta y siguiendo las instrucciones de la empresa responsable.

3. Categorías de datos tratados

Dependiendo de la naturaleza del servicio, FIC Visas Chile podrá tratar, entre otros:

nombre, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento;
RUT, RUN y números de identificación;
información contenida en pasaportes y documentos de identidad;
direcciones, teléfonos y correos electrónicos;
fotografías de identificación;
datos migratorios y antecedentes de viajes;
permisos de residencia y trabajo;
antecedentes laborales, contractuales y profesionales;
información relativa al empleador, cargo, funciones y remuneración cuando resulte necesaria;
títulos, certificados y antecedentes académicos o profesionales;
datos de cónyuges, hijos y otros dependientes;
certificados y antecedentes requeridos por las autoridades migratorias o consulares;
certificados de antecedentes cuando sean exigidos para un procedimiento migratorio;
comunicaciones relacionadas con la prestación de los servicios;
antecedentes administrativos, contractuales, tributarios y de facturación.

Excepcionalmente, determinados procedimientos pueden requerir el tratamiento de datos personales sensibles, tales como antecedentes relativos a la salud, datos biométricos u otra información especialmente protegida. Estos datos sólo serán tratados cuando exista una base jurídica que lo permita y cuando sean estrictamente necesarios para el procedimiento correspondiente.

4. Finalidades del tratamiento

FIC Visas Chile podrá tratar datos personales para:

responder consultas y solicitudes de información;
preparar cotizaciones y propuestas de servicios;
evaluar situaciones migratorias;
determinar alternativas de ingreso, residencia o autorización para trabajar en Chile;
preparar, presentar, gestionar y hacer seguimiento de solicitudes migratorias, consulares y administrativas;
gestionar permisos de trabajo, visas, residencias, residencias permanentes, RUN, RUT y otros procedimientos relacionados;
realizar auditorías migratorias y revisiones de cumplimiento;
verificar documentación y antecedentes;
mantener comunicaciones con clientes y titulares;
comunicarse con autoridades y terceros cuya intervención sea necesaria para el servicio;
cumplir obligaciones legales y contractuales;
administrar la relación con clientes y proveedores;
proteger la seguridad de los sistemas y de la información;
prevenir o gestionar incidentes de seguridad;
formular, ejercer o defender derechos de FIC Visas Chile o de sus clientes ante autoridades administrativas o judiciales.

FIC Visas Chile no vende datos personales ni los utiliza para finalidades incompatibles con aquellas que justificaron su obtención.

5. Bases de licitud

Dependiendo de cada tratamiento, la base de licitud podrá consistir en:

la ejecución de medidas precontractuales solicitadas por el titular;
la celebración o ejecución de un contrato;
el cumplimiento de una obligación legal;
el consentimiento del titular cuando la ley lo exija;
la satisfacción de intereses legítimos de FIC Visas Chile o de terceros, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del titular;
la formulación, ejercicio o defensa de derechos ante tribunales u organismos públicos.

Cuando FIC Visas Chile actúe como tercero mandatario o encargado de una empresa cliente, el tratamiento se realizará conforme al encargo y a las instrucciones documentadas del responsable.

6. Origen de los datos

Los datos pueden ser obtenidos:

directamente del titular;
de una empresa cliente;
de un representante o mandatario autorizado;
de familiares o dependientes cuando resulte necesario para un proceso conjunto;
de documentos proporcionados para la gestión del servicio;
de autoridades u organismos públicos;
de fuentes de acceso público cuando su utilización resulte lícita.

7. Destinatarios y comunicación de datos

Los datos sólo serán comunicados cuando ello resulte necesario para la finalidad del tratamiento, exista una base jurídica que lo permita o FIC Visas Chile deba cumplir una obligación legal.

Dependiendo del procedimiento, podrán comunicarse datos a:

Servicio Nacional de Migraciones;
Ministerio de Relaciones Exteriores y autoridades consulares;
Policía de Investigaciones de Chile;
Servicio de Registro Civil e Identificación;
Servicio de Impuestos Internos y otros organismos competentes, cuando corresponda;
autoridades extranjeras o consulados cuando el procedimiento lo requiera;
notarías;
traductores;
proveedores necesarios para la prestación del servicio;
empresas clientes respecto de los procesos gestionados por cuenta de ellas.

FIC Visas Chile limitará en cada caso la información comunicada a aquella estrictamente necesaria.

8. Almacenamiento y medidas de seguridad

Los expedientes migratorios gestionados por FIC Visas Chile se almacenan principalmente en medios de almacenamiento local cifrados y no se utiliza almacenamiento general de expedientes migratorios en servicios de nube.

FIC Visas Chile mantiene una copia de respaldo cifrada y separada del medio principal, destinada a asegurar la recuperación de información ante pérdida, daño o falla técnica.

Entre las medidas adoptadas se encuentran:

cifrado de dispositivos de almacenamiento;
control y restricción de accesos;
protección mediante contraseñas;
autenticación reforzada en los servicios que lo permitan;
respaldos periódicos;
deber de confidencialidad del personal;
minimización de los datos tratados;
eliminación segura de información;
procedimientos internos para responder a incidentes de seguridad.

El acceso a los datos se limita a las personas que lo requieren para prestar el servicio correspondiente.

9. Correo electrónico

FIC Visas Chile utiliza servicios de correo electrónico proporcionados por GoDaddy.

Los documentos recibidos por correo electrónico que deban incorporarse a un expediente son trasladados al sistema de almacenamiento cifrado de FIC Visas Chile.

Los correos electrónicos y archivos adjuntos que contengan documentación personal se eliminan del correo cuando dejan de ser necesarios para la gestión activa del servicio, sin perjuicio de aquellas comunicaciones cuya conservación resulte necesaria por razones contractuales, legales o para la defensa de derechos.

10. WhatsApp

FIC Visas Chile puede utilizar WhatsApp como medio de comunicación operativa con clientes, trabajadores y ejecutivos.

WhatsApp no constituye el repositorio documental de los expedientes migratorios de FIC Visas Chile.

Las conversaciones mantenidas con los ejecutivos de FIC Visas Chile se encuentran configuradas para su eliminación automática después de 7 días.

Cuando excepcionalmente se reciba por este medio documentación necesaria para un expediente, ésta será trasladada al almacenamiento cifrado correspondiente y no se conservará WhatsApp como repositorio permanente de dicha documentación.

11. Transferencias internacionales

Aunque los expedientes migratorios se almacenan localmente por FIC Visas Chile, algunos proveedores tecnológicos utilizados para comunicaciones, hosting o funcionalidades del sitio web pueden operar infraestructura o subprocesadores fuera de Chile.

Entre ellos se encuentran actualmente:

GoDaddy, para hosting y correo electrónico;
WhatsApp/Meta, como plataforma de comunicación;
Google, respecto del servicio Google Maps actualmente incorporado en la página de contacto.

En consecuencia, determinados datos técnicos, datos de comunicaciones u otra información estrictamente necesaria para estos servicios pueden ser tratados fuera de Chile.

FIC Visas Chile limitará estas operaciones al mínimo necesario y adoptará, cuando corresponda, las garantías contractuales u otros mecanismos reconocidos por la legislación chilena para las transferencias internacionales de datos personales.

12. Conservación de datos

FIC Visas Chile aplica criterios de conservación diferenciados según la finalidad del tratamiento.

Consultas y propuestas no contratadas: los antecedentes personales proporcionados para consultas o propuestas que no den origen a la contratación de servicios serán eliminados o anonimizados dentro de 7 días desde que se determine que no continuará la contratación.

Procesos migratorios: la documentación personal específicamente recibida para gestionar un proceso será conservada mientras se encuentre vigente el servicio y hasta que se obtenga la resolución, permiso, residencia o resultado correspondiente y se completen las actuaciones necesarias asociadas al cierre del servicio.

Finalizado el servicio, dichos antecedentes serán eliminados, salvo que:

exista un recurso, rectificación, incidencia o actuación posterior pendiente;
exista una obligación legal o contractual de conservación;
su conservación sea necesaria para formular, ejercer o defender un derecho.

WhatsApp: las conversaciones operativas se eliminan automáticamente después de 7 días, sin perjuicio de la incorporación previa al expediente de aquella información que resulte estrictamente necesaria.

Documentación administrativa, contractual, tributaria y contable: podrá conservarse durante los plazos establecidos por la legislación aplicable o durante el tiempo necesario para acreditar la prestación de servicios o ejercer o defender derechos.

13. Derechos de los titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable, incluyendo:

acceso;
rectificación;
supresión;
oposición;
portabilidad;
bloqueo temporal cuando corresponda.

Las solicitudes deberán enviarse a:

paz@ficvisaschile.com

La solicitud deberá permitir identificar al titular y el tratamiento respecto del cual ejerce su derecho.

FIC Visas Chile acusará recibo y responderá dentro de los plazos legales aplicables.

Cuando FIC Visas Chile trate los datos exclusivamente por cuenta de una empresa cliente, la solicitud podrá ser remitida al respectivo responsable para que sea atendida conforme a la ley.

A contar de la entrada en vigencia de la Ley N.º 21.719, el titular podrá recurrir ante la Agencia de Protección de Datos Personales cuando corresponda conforme a la legislación vigente.

14. Decisiones automatizadas

FIC Visas Chile no adopta decisiones basadas exclusivamente en tratamiento automatizado de datos ni realiza elaboración automatizada de perfiles que produzca efectos jurídicos o consecuencias significativas para los titulares.

15. Sitio web, tecnologías y servicios de terceros

El sitio www.ficvisaschile.com no dispone actualmente de formularios destinados a recopilar datos personales de los visitantes.

FIC Visas Chile utiliza Google Search Console para conocer el rendimiento de sus páginas en el buscador Google. FIC Visas Chile no utiliza actualmente Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel u otras herramientas propias de publicidad comportamental declaradas por FIC Visas Chile.

La página de contacto incorpora actualmente un mapa proporcionado mediante Google Maps. Al cargarse este contenido, Google puede recibir información técnica del dispositivo o conexión del visitante de acuerdo con sus propios términos y políticas.

El hosting del sitio es proporcionado por GoDaddy y puede generar registros técnicos necesarios para la seguridad y operación del servicio.

FIC Visas Chile actualizará esta Política si incorpora nuevas herramientas de seguimiento, medición, publicidad o recopilación de información.

16. Confidencialidad

Todas las personas que tengan acceso a datos personales por cuenta de FIC Visas Chile deben mantener confidencialidad respecto de ellos.

Esta obligación subsiste incluso después de terminada la relación laboral, contractual o profesional correspondiente.

17. Incidentes de seguridad

FIC Visas Chile mantiene un procedimiento interno para gestionar pérdidas, accesos indebidos, envíos erróneos, filtraciones, destrucción u otros incidentes que puedan afectar datos personales.

Cuando corresponda conforme a la legislación vigente, FIC Visas Chile comunicará las vulneraciones de seguridad a la autoridad competente y, en los casos exigidos por la ley, a los titulares afectados.

18. Modificaciones

FIC Visas Chile podrá modificar esta Política cuando existan cambios legales, regulatorios, tecnológicos o en sus actividades de tratamiento.

La versión vigente, número de versión y fecha de actualización permanecerán disponibles en www.ficvisaschile.com.